W świecie biznesu faktura to dokument kluczowy – nie tylko potwierdza wykonanie usługi lub sprzedaż towaru, ale też ma ogromne znaczenie podatkowe. W Holandii prowadzenie działalności wiąże się z koniecznością wystawiania faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami. Choć na pierwszy rzut oka mogą one przypominać te znane z Polski, istnieją istotne różnice – zarówno formalne, jak i funkcjonalne. W dodatku system fiskalny Holandii dokładnie określa, jak, kiedy i przez kogo podatek musi zostać rozliczony.
Dla osób prowadzących działalność gospodarczą w Niderlandach zrozumienie zasad wystawiania faktur jest jednym z pierwszych kroków na drodze do zgodnego z prawem funkcjonowania firmy. A dla tych, którzy wcześniej prowadzili działalność w Polsce, porównanie może okazać się szczególnie ciekawe – i pomocne.
Co musi zawierać faktura w Holandii?
Faktura wystawiona w Holandii musi spełniać kilka podstawowych wymagań. Przede wszystkim musi zawierać dane sprzedającego i kupującego – czyli nazwę firmy, adres, numer rejestracyjny w Kamer van Koophandel (KVK), numer VAT (BTW-nummer) oraz datę wystawienia faktury. Ważnym elementem jest również unikalny numer faktury, który musi być częścią logicznej, chronologicznej serii.
Dodatkowo faktura musi zawierać opis towaru lub usługi, kwotę netto, stawkę VAT oraz kwotę podatku. Co ciekawe – jeśli sprzedaż objęta jest stawką 0%, lub jeśli klient znajduje się poza Holandią, konieczne jest dodanie odpowiedniej adnotacji. Dla klientów z Polski, którzy posiadają aktywny europejski numer VAT, faktura będzie wystawiana bez podatku VAT, ale z obowiązkiem adnotacji o odwrotnym obciążeniu (reverse charge).
W porównaniu do Polski, forma faktury holenderskiej wydaje się bardziej ustandaryzowana, ale jednocześnie mniej restrykcyjna, jeśli chodzi o wygląd dokumentu. W Polsce obowiązuje szereg rozbudowanych przepisów, natomiast w Holandii większy nacisk kładzie się na zgodność z VAT oraz zachowanie spójnej numeracji.
Terminy płatności i rozliczenie podatku VAT w Holandii
W Holandii najczęściej stosuje się termin płatności faktury na poziomie 14 lub 30 dni. Jeśli strony nie uzgodnią inaczej, domyślny termin wynosi 30 dni. Warto wiedzieć, że termin płatności nie wpływa bezpośrednio na termin rozliczenia VAT – ten zależy od okresu rozliczeniowego, który ustala urząd skarbowy po rejestracji działalności.
Większość przedsiębiorców rozlicza VAT kwartalnie, co oznacza, że podatek od faktury musi zostać ujęty w deklaracji za dany kwartał, niezależnie od tego, czy faktura została już opłacona. To oznacza, że jeśli wystawisz fakturę w marcu, VAT musisz rozliczyć do końca kwietnia – nawet jeśli klient zapłaci dopiero w maju.
W Polsce rozliczenie VAT również nie zawsze zależy od otrzymanej płatności, jednak istnieją możliwości stosowania metody kasowej, która w Holandii praktycznie nie występuje. To jedna z kluczowych różnic, która może zaskoczyć polskich przedsiębiorców działających w Holandii – tu fiskus nie interesuje się tym, czy klient zapłacił, tylko kiedy faktura została wystawiona.
Czy można wystawiać faktury w Excelu?
Prawo holenderskie nie narzuca konkretnego programu do fakturowania. Można więc korzystać z arkuszy kalkulacyjnych Excel, edytorów tekstu czy nawet faktur papierowych. Warunkiem jest jednak to, aby każda faktura zawierała wszystkie wymagane dane i była częścią ciągłej numeracji.
W praktyce faktura z Excela czy Worda może prowadzić do błędów – np. powtarzającej się numeracji, nieprawidłowych przeliczeń VAT albo braku danych klienta. Dlatego zdecydowana większość przedsiębiorców – nawet tych najmniejszych – korzysta z dedykowanych programów do fakturowania. W Holandii popularne są m.in. Moneybird, Exact, e-Boekhouden czy informele apps typu FaktuurSturen.
Programy te oferują automatyczne generowanie numerów, integrację z systemem księgowym oraz wysyłkę faktur mailem. Co więcej – umożliwiają też wystawianie faktur dwujęzycznych, co jest przydatne przy współpracy z klientami zagranicznymi, np. z Polski.
Jak długo trzeba przechowywać faktury?
Zgodnie z holenderskim prawem, faktury i inne dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez co najmniej 7 lat. W przypadku dokumentacji dotyczącej nieruchomości – okres ten wydłuża się do 10 lat. Co ważne – dopuszczalna jest forma elektroniczna, o ile zapewnia trwałość i możliwość odtworzenia dokumentów.
W praktyce większość firm korzysta z systemów cyfrowych, które archiwizują dokumenty w chmurze. Również urząd skarbowy akceptuje faktury elektroniczne bez konieczności drukowania – pod warunkiem, że dostęp do nich jest zabezpieczony i możliwy do kontroli.
W Polsce obowiązek przechowywania dokumentów wynosi co do zasady 5 lat od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie podatkowe. Tu znów – różnica działa na korzyść holenderskiego systemu, który jest bardziej przejrzysty, choć też bardziej wymagający pod względem archiwizacji.
Faktury pro forma, duplikaty, korekty faktur w Holandii
W Holandii nie funkcjonuje pojęcie faktury pro forma w takim sensie, jak w Polsce. Choć można wystawić dokument informacyjny z wyceną, nie ma on żadnej mocy prawnej i nie może być używany do celów księgowych.
Faktury korygujące (creditnota) wystawia się w przypadku błędu, anulowania transakcji lub zwrotu towaru. Muszą one zawierać odniesienie do pierwotnej faktury i wskazanie kwot korygowanych. Co ciekawe – w Holandii nie funkcjonuje oddzielny dokument „faktura korygująca” jako wzór, lecz po prostu nowa faktura ze znakiem minus.
Duplikaty faktur muszą być oznaczone jako kopia i przechowywane razem z oryginałem. Każda wersja musi zawierać identyczne dane i ten sam numer – nie istnieje praktyka nadawania nowego numeru przy duplikacie.
Czy warto korzystać z systemów fakturowania pracując w Holandii?
Odpowiedź brzmi: tak. Nawet jeśli prowadzisz jednoosobową działalność i wystawiasz kilka faktur miesięcznie, dedykowany system to wygoda, bezpieczeństwo i oszczędność czasu. Automatyczna numeracja, przypomnienia o płatnościach, integracja z bankiem czy możliwość wysyłki e-mailowej – to funkcje, które w praktyce ułatwiają życie każdego przedsiębiorcy.
Większość programów oferuje też raporty do kwartalnych deklaracji VAT, co czyni rozliczenia znacznie prostszymi. W przypadku kontroli – cyfrowe archiwum faktur jest również atutem, bo pozwala szybko przedstawić wymagane dokumenty.
Czy fakturowanie w Holandii jest trudne?
Dla osób przyzwyczajonych do polskich realiów, fakturowanie w Holandii może wydawać się mniej sformalizowane – ale jednocześnie wymaga większej odpowiedzialności. Brak sztywnych wzorów oznacza elastyczność, ale też konieczność znajomości przepisów. Na szczęście – system wspiera przedsiębiorców, a dostęp do informacji jest szeroki.
Dla Polaków prowadzących działalność w Niderlandach kluczem jest porządek – zarówno w numeracji, jak i archiwizacji. Dobrze zaprojektowana faktura to nie tylko dowód sprzedaży, ale też podstawa prawidłowego rozliczenia i dobrego wizerunku firmy.